Aufräumen!

Analog und digital aufräumen wie Marie Kondō.

Vor ein paar Wochen wollte ich mal gucken, was ich mittlerweile für Software und Services im Bereich Arbeiten, Verwalten und Freizeit so ausgebe. Da wurde mir schnell ganz anders zumute, denn da kamen ein paar hundert Euro im Jahr zusammen. Also habe ich mich hingesetzt und geschaut, was ich davon vielleicht nicht mehr wirklich nutze und was sich mit Apple-eigenen Programmen vielleicht ebenso gut erledigen lässt. Außerdem nutze ich ja seit Erscheinen des Software-Abos von Setapp diesen Dienst und da sind ja inzwischen auch für fast jeden Bereich Programme dabei. Reduktion ist also das Thema, aber es ist dann doch nicht so einfach, wie man erst einmal denkt. Mit Klamotten im Schrank ist es ja ähnlich.

Zum Aussortieren stelle ich mir immer zwei Fragen: Benutze ich das noch? Habe ich das im letzten Jahr benutzt? Sollte die erste Frage ein Vielleicht sein, bringt die zweite Frage oft die Entscheidung, bei einem Nein ist das ein Kandidat zum Entsorgen. Neu – durch mein Setapp-Abo stelle ich mir die Frage: Gibt es das auch bei Setapp? Gibt es sonst etwas Vergleichbares in meinem Besitz? Ist die Antwort bei einem von beiden ja, dann wird die Ursprungs-Software entsorgt.

Soweit so leicht. Bei einigen Programmen und Arbeitsweisen geht es dann noch um die Optimierung/Verbesserung von Arbeitsprozessen. Da kommt es oft genug zu unbefriedigenden Hin- und Her- Entscheidungen. Der Klassiker hier: OmniFocus oder Things!

Aber erst stellt sich natürlich die Frage um welche Bereiche in der täglichen Arbeit am Rechner es denn überhaupt geht? Außerdem spielt auch das iOS eine immer wichtigere Rolle in der Entscheidung welche Software ich benutze. Gibt es die gewählte Software für alle Betriebssysteme die ich benutze? Wenn nein, dann gibt es aber vielleicht ein Webinterface als Ersatz für die App? Was muss überhaupt überall verfügbar sein? Worauf brauche ich nur am Desktop Zugriff? Wie sichere ich die Daten? Können die verwendeten Daten exportiert und in anderen Apps genutzt werden?

Darum wird es in diesem Teil meines Blogs und in den noch folgenden gehen. Dabei wird es interessant werden, wohin die Reise geht, denn ich schreibe das hauptsächlich, um mir selbst darüber klar zu werden, was ich brauche und wie ich mit den verbliebenen Produkten umgehe. Also, los gehts.

Zu Anfang erst einmal eine Auflistung der Bereiche, um die es sich hier drehen soll:

  1. Tagesplanung
    1. Kalender
    2. Kontakte
    3. Listen
  2. Informationsbeschaffung und Verarbeitung und Lernen
    1. Internetbrowser
    2. E-Mail
    3. Textnachrichten
    4. Printmedien
    5. Multimediainhalte
    6. Schriftverkehr
    7. Briefe
    8. Mails
    9. Textnachrichten
    10. Ablage
    11. Digital
    12. Analog
  3. Datei- und Prozessoptimierung (ein eigener, mittlerweile sehr zeitintensiver Bereich)
  4. Die ganzen Hilfsmittel/-progarmme, die Aufwand und Zeiten optimieren sollen

1. Tagesplanung

Für die Tagesplanung geht es ja letztendlich darum, dass ich weiß, was an jedem Tag zu tun ist. Durch meine Vollzeitbeschäftigung bleibt da aber realistisch nicht viel Zeit für andere Dinge. Dadurch ist es um so wichtiger, die Dinge, die getan werden müssen, auch wirklich zu tun und sich nicht mit Gedanken, was getan werden könnte, abzulenken. Das bedeutet ich muss täglich eine Liste mit Dingen haben, die unbedingt gemacht werden müssen, gleichzeitig muss auch auf einen Blick erkennbar sein – falls noch Zeit und Lust vorhanden ist – was getan werden könnte. Und das ist komplizierter umzusetzen als es erst einmal klingt.

Das einfachste sind natürlich die festen Termine und Ereignisse. Dann steht da quasi von morgens um 8:00, wenn ich das Haus verlasse bis Abends um 19:15, wenn ich wieder zu Hause ankomme mein Vollzeitjob. Aber auch in dieser Zeit gibt es natürlich – eingeschränkt – Möglichkeiten, Dinge zu erledigen. Das schauen wir uns später noch an. Somit bleiben die Zeiten vom Aufstehen bis zum Weggehen um 8:00 und von 19:15 bis zum zu Bett gehen, um noch Dinge zu erledigen.

Jetzt kommt ein wichtiger Block: Prioritäten setzen! Was ist mir wichtig im täglichen Leben und sollte bei der Entscheidung für meine Zeitplanung immer an erster Stelle stehen? Bei den Entscheidungen kann man gut auf die Eisenhower Matrix zurückgreifen . Also erst einmal die Dinge erledigen bzw. terminieren, die wichtig und dringend sind, dann werden die wichtigen, aber nicht dringenden Sachen zeitlich eingeplant. Auch wichtig: Alles was dringend, aber nicht so wichtig ist kann eventuell auch delegiert werden (wenn keiner da ist, muss man es natürlich selbst machen). Bleiben noch die >Sachen, die nicht wichtig und nicht dringend sind: Entweder streicht man diese Aufgaben oder macht sich eine Liste mit dem schönen Titel „Irgendwann/Vielleicht“.

Wie erfasst man aber diesen Wust an Aufgaben und Terminen? Die Vorschläge dafür bearbeitet mittlerweile ja mittlerweile eine ganze Industrie an Coaches, Buchautoren, Bloggern und VJs. Es gibt fast wöchentlich irgendwas Neues und alles basiert irgendwie auf David Allens Kultbuch „Wie ich die Dinge geregelt kriege“. Dieser hat aber natürlich auch nicht das Rad neu erfunden, sondern auf verständliche und einfache Art zusammengetragen, was es an wissenswerten Informationen zu diesem Thema in den vielen Jahren davor bereits von den unterschiedlichsten Stellen zu hören/lesen gab. Trotzdem ein Buch, das man unbedingt mal gelesen haben sollte.

In der vordigitalisierten Welt hat man alles auf unterschiedlichen Listen aufgeschrieben und diese dann in bestimmten Intervallen durchgearbeitet, abgearbeitet und aktualisiert. Wie genau das geht, sollte jeder wirklich einmal in dem Buch nachlesen. Das alles läuft unter dem Begriff GTD (im Englischen heißt das eben „Getting Things Done“) und wenn man GTD mal im Internet in einer Suchmaschine seiner Wahl eingibt wird man sehen, welche Mengen an Informationen zu diesem Thema kursieren. Der entscheidende Grundgedanke ist – zusammengefasst – dieser: Ich schmeiße einmal alles was so rumfliegt – physisch und psychisch – zusammen, in Behältern, Kartons, und auf Papier und arbeite dann alles durch. Was weg kann, wird auch gleich entsorgt, was innerhalb von 2 Minuten erledigt werden kann, wird sofort erledigt und der Rest wird auf Listen für die unterschiedlichen Lebensbereiche aufgeschrieben und eventuell zeitlich festgelegt.

Will ich Aufgaben dann erledigen ist der Kontext das entscheidende. Sitze ich z. B. Morgens in der Bahn auf dem Weg zu meinem Arbeitsplatz und habe noch 20 Minuten Zeit und Lust etwas zu erledigen, dann würde das Durchblättern vielleicht dutzender Listen zu lange dauern, sondern ich möchte dann einfach sofort sehen was ich jetzt machen könnte, wenn folgende Begebenheiten zutreffen: Zeitaufwand = < 20 Minuten, Internet/Datenverbindung = vorhanden, Werkzeug = Smartphone, Stift und Notizbuch. Ich könnte also z. B. ein oder mehrere Telefongespräche führen, im Internet einen Artikel bearbeiten, ein Buch lesen, Mails oder Nachrichten lesen oder schreiben, eine Meditation starten etc. Bin ich gerade im Einkaufszentrum, dann wäre eine Liste mit Dingen nützlich, die ich einkaufen wollte. Bin ich Abend nach Feierabend zu Hause und habe noch eine Stunde Zeit, dann kann ich vielleicht den verstopfen Abfluss säubern, oder den Wäschekorb sortieren und eine Maschine Wäsche waschen. Für mich als Vollzeitarbeitnehmer ist das der entscheidende Punkt, den eine effektive Aufgabenverwaltung leisten muss. Und da wird dann auch schnell sichtbar, warum das zwar analog und digital funktionieren kann, aber nur digital mit ein paar Klicks zeitsparend machbar ist.

Die letzten Jahre habe ich meine Listen ausschließlich digital verwaltet (zur Software komme ich noch). Seit ungefähr eineinhalb Jahren arbeite ich „hybrid“. Das heißt, ich führe zusätzlich noch ein Buch und führe das frei nach der Bullet-Journal-Methode. Ich glaube, erst damit bin ich „angekommen“, nicht nur, weil viele Dinge, die auf mich am Tage „einprasseln“ so wesentlich schneller erfasst werden können, sondern es macht auch Spaß und strahlt so eine gewisse Wertigkeit für mich aus. Das handschriftliche hat etwas weniger flüchtiges an sich, so mein Empfinden.

Ich habe da auch kein festes System, was in meine digitalen Listen kommt und was ich handschriftlich erfasse. Es gibt aber ein paar Themen, die ich gleich digital erfasse (z. B. Wenn ich aus irgendwelchen digitalen Inhalten eine Aufgabe oder ein Projekt erstelle) bzw., wenn ich nur kurz etwas zwischendurch erfassen will, woran ich noch denken muss, dann landet das meist in meinem Bullet-Journal. Wichtig ist nur, das man immer alles sichtbar hat und weiß, was erledigt ist und was nicht. Das gilt aber erst recht fürs Digitale und nennt sich im GTD-Workflow „Review“ und stellt das wichtigste Werkzeug für die Abarbeitung der Projekte und Aufgaben dar. Hier trennt sich im GTD auch schnell die Spreu vom Weizen, denn wer das vergisst oder ignoriert kann auf Dauer kein zuverlässiges System aufbauen und pflegen. Denn nur mit einer regelmäßigen Überprüfung meiner Projekte und Aufgaben kann ich mich darauf verlassen, nicht den Faden zu verlieren. Die Zuverlässigkeit meiner Aufgabenverwaltung ist daher der entscheidende Punkt zum entspannten und glücklichen weiterkommen.

Soweit der erste Teil, im nächsten Teil stelle ich dann mein aktuelles System vor und erkläre, wie ich dazu gekommen bin und wo es noch hingehen soll. Dabei werde ich auf viele unterschiedliche Möglichkeiten eingehen und ein paar der wichtigsten Systeme vorstellen.

Bullet Journal

Seit September 2018 habe ich mit dem Schreiben eines Bullet Journals begonnen, davor war ich ja nur digital unterwegs. Digital war immer schon meine favorisierte Methode, seit ich mich gleich zu Beginn der 1990er Jahre immer mehr darüber ärgerte, wenn ich meine Kalendereinträge vom Vorjahr ins aktuelle Kalenderjahr übertragen musste. Einen klassischen Filofax hatte ich natürlich auch, aber mein erster Casio mit digitalem Kalender und Erinnerungsfunktion machte diesem schnell den Garaus. Seit der Zeit war ich immer digital unterwegs. Im alltäglichen – also möglichst klein – mit Casio, Psion, Palm, Newton und dann endlich mit dem iPhone. Am Desktop mit allem was es so an Software gab.

Ca. 2006 hörte ich dann zufällig von einem Projekt „Kinkless GTD“, welches – vereinfacht gesagt – aus mehreren Scripts bestand, die aus dem Outliner-Programm „Omni-Outliner“ der Omnigroup ein unglaublich einfach aufgebautes, aber extrem leistungsfähiges Aufgabenverwaltungs-Programm machten. Wer die Geschichte dahinter lesen möchte, bei https://shawnblanc.net/2014/03/history-of-omnifocus-for-mac/gibt’s eine gute Auflistung der Anfänge und der Entwicklung. Daraus entstand dann ungefähr 2 Jahre später „OmniFocus“ und das war einfach das Ding für mich.

Aber es entwickelte sich auch eine Art Hassliebe im Laufe der Jahre, denn OmniFocus ist ein sehr komplexes Werkzeug mit einer laaaaaaaangen Lernkurve, die einen dann zwar mit unendlichen Möglichkeiten und jeder nur gewünschten Komplexität belohnt, aber man muss sehr diszipliniert im Umgang mit der Software sein, sonst läuft das schnell aus dem Ruder.

Mir fehlte immer eine gewisse Einfachheit und Eleganz in der Bedienung und Benutzeroberfläche. Daher sah ich mir immer wieder die wie Pilze sprießenden Konkurrenzprodukte an. Ich liste hier nur mal ein paar auf: Things, 2Do, Firetask, Todoist, Meistertask etc pp. Es gibt nahezu unendlich viele, für Desktop, iOS oder als Webanwendung. Wenn man einmal damit anfängt, hört man nicht mehr auf. Und dann die ganze GTD-Philosophie mit ihren unterschiedlichsten Ansätzen und Predigern und Anhängern …

Um es kurzzumachen: Meist bin ich wieder zurück zu OmniFocus, aber momentan bin ich mal wieder sehr glücklich mit Things, welches mich einige Sachen aus OmniFocus vermissen lässt, aber dafür mit der mir sehr angenehmen Einfachheit und der besten UI überzeugt. Schauen wir mal, wie lange.

Im Zusammenspiel mit dem Bullet-Journal schlägt es sich aber sehr gut und ich genieße es tatsächlich zum ersten Mal Aufgaben und Termine schriftlich zu erfassen und sogar zu übertragen. Anfangs ist es etwas schwierig eine passende Ordnung und Struktur zu schaffen, aber ich glaube hier muss man sich tatsächlich auf Neues einlassen und die Art und Weise je nach Laune und Arbeitsaufkommen anpassen und ändern. Meine Wochen und Monate sehen bisher jedenfalls jedesmal anders aus.

Ulysses

An der perfekten Auswahl an Texteditoren scheiden sich ja bekanntlich die Geister. Das dürfte unter Windows ähnlich wie am Mac sein und ich springe da auch seit Jahren hin und her. Seit ca. eineinhalb Jahren bin ich ganz glücklich mit einer Mischung aus Drafts (gabs erst nur für iOS und kann da wunderbare Sachen), Bear (mein Favorit zum sammeln, weil Formatierungen von Webseiten perfekt mutkopiert werden) und Ulysses, welches ich zum schreiben und sammeln von längeren Texten nutze. Zu letzterem hat nun Shawn Blanc ein Update des sehr guten Schulungskurses herausgebracht, da sich in der Zwischenzeit einiges bei der Software und den unterschiedlichen Workflows getan hat.

Kann ich nur empfehlen: thesweetsetup.com/ulysses